PDA

View Full Version : Cách xếp chứng từ thế nào thì hợp lý



phamtrinhqn
15-07-2011, 05:34 AM
Có người bảo tôi xếp theo chứng từ thu chi nhưng nếu như vậy thì sẽ tìm hóa đơn rất khó vì nhiều hóa đơn mua hàng từ nhiều tháng trước đó. Ai biết cách sắp xếp chứng từ kế toán xin chỉ dùm! Thank

nguyen tuong
15-07-2011, 05:34 AM
Nguyên tắc của cách sắp xếp chứng từ là chứng từ lưu ở nghiệp vụ phát sinh gốc. VD: mua hàng trả tiền cho ngưởi bán thì lưu chứng từ ở TK 111 gồm phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán của khách hàng + giấy giới thiệu của cơ quan hay doanh nghiệp người bán.
Một nguyên tắc nữa là chứng từ thường lưu ở bên có của tài khoản phát sinh. Trừ những tài khoản 111, 112, 152, 153.

phamtrinhqn
15-07-2011, 05:34 AM
Trích nguyên văn:
Nguyên văn bởi nguyen tuong
Nguyên tắc của cách sắp xếp chứng từ là chứng từ lưu ở nghiệp vụ phát sinh gốc. VD: mua hàng trả tiền cho ngưởi bán thì lưu chứng từ ở TK 111 gồm phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán của khách hàng + giấy giới thiệu của cơ quan hay doanh nghiệp người bán.
Một nguyên tắc nữa là chứng từ thường lưu ở bên có của tài khoản phát sinh. Trừ những tài khoản 111, 112, 152, 153.



Có nghĩa là lưu theo tài khoản (không hợp lý lắm). Ví dụ: một chứng từ thanh toán bao gồm: Báo giá; Hợp đồng; PNK; Biênbản kiểm nhập; hóa đơn GTGT, kẹp cùng phiếu chi và ĐNTN nhưng: báo giá tại tháng t; hợp đồng tháng T+1; Phiếu nhập T+2; hóa đơn T+3; phiếu chi T+4. Vậy bạn sẽ sắp xếp những chứng từ đó thế nào đây.

lananhdavi
15-07-2011, 05:34 AM
theo tớ thì cách hay nhất là sắp xếp theo số thứ tự và ngày tháng bạn à. cứ xong một tháng (nếu ít chứng từ thì có thể một quý)là cặp trong một cái sơ mi rồi ghi ngày tháng và số chứng từ bên ngoài ý.Chứ theo như nguyen tuơng thì có một số nghiệp vụ liên quan đến nhiều tài khoản thì làm sao lưu ở mỗi TK một chứng từ được.Có ai có cách nào hay hơn k?

nguyenthuhoai
15-07-2011, 05:34 AM
Mình cũng đồng ý kiên như bạn lananhdavi vì hiện tại mình cũng cặp tài liệu tháng nào theo tháng đó và cuối tháng cặp chúng theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ.

thaonhitinhco
15-07-2011, 05:34 AM
Trích nguyên văn:
Nguyên văn bởi lananhdavi
theo tớ thì cách hay nhất là sắp xếp theo số thứ tự và ngày tháng bạn à. cứ xong một tháng (nếu ít chứng từ thì có thể một quý)là cặp trong một cái sơ mi rồi ghi ngày tháng và số chứng từ bên ngoài ý.Chứ theo như nguyen tuơng thì có một số nghiệp vụ liên quan đến nhiều tài khoản thì làm sao lưu ở mỗi TK một chứng từ được.Có ai có cách nào hay hơn k?


Đó là cách hay rồi, mình cũng đang làm như vậy.

phamtrinhqn
15-07-2011, 05:34 AM
Trích nguyên văn:
Nguyên văn bởi thaonhitinhco
Đó là cách hay rồi, mình cũng đang làm như vậy.



Tôi vẫn đang làm theo cách này: phát sinh nghiệp vụ của tháng nào tập hợp vào hồ sơ tháng đó nhưng thấy nhiều cái không tiện lợi: Như tôi nói ở dưới VD: hàng nhập tháng 6, tuy nhiên tháng 7 chi chẳng hạn chả nhẽ chứng từ chi vẻn vẹn mỗi cái phiếu chi. Còn chứng từ tháng trước như PNK; BB kiểm nhập; HĐ... vẫn cứ lưu tại tháng đó. Ai có cách nào hay hơn không?

BachLoan
15-07-2011, 05:34 AM
Mình cũng đồng ý với phương án lưu chứng từ theo thời gian. Tức là khi nào phát sinh hạch toán vào sổ cái thì mình sẽ lưu toàn bộ các chứng từ liên quan vào đó với nhau và với mỗi một nghiệp vụ thì mình nên đánh số chứng từ để quản lý và lưu theo từng tháng.

Hoàng Nguyên
15-07-2011, 05:34 AM
Trích nguyên văn:
Nguyên văn bởi phamtrinhqn
Có người bảo tôi xếp theo chứng từ thu chi nhưng nếu như vậy thì sẽ tìm hóa đơn rất khó vì nhiều hóa đơn mua hàng từ nhiều tháng trước đó. Ai biết cách sắp xếp chứng từ kế toán xin chỉ dùm! Thank


Theo mình thì mình nghĩ sắp xếp chứng từ theo thời gian là hợp lý nhất, nghiệp vụ KT phát sinh vào tháng nào thì lưu vào tháng đó. Bây jo mình cũng đang làm như vậy đó, Ví dụ nhé: Khi bạn nhập kho hàng thì có phiếu nhập kho của lô hàng đó kèm hóa đơn mua vào và phiếu chi trat tiền cho lô hàng đó nữa mình đã lưu như vậy đánh số theo tứ tự nghiệp vụ phát sinh theo thời gian. Rồi lưu chứng từ theo từng tháng, rồi từng quý. Nếu bạn nào có cách nào hay hơn thì post lên cho cả nhà cùng tham khảo nhé

duychung
15-07-2011, 05:34 AM
Mình đồng ý là lưu theo thời gian, nhưng công ty mình lại có phát sinh như thế này thì sắp xếp ntn: Cuố mỗi quí công ty mới lấy hóa đơn một lần nhưng tiền thanh toán lại phải chi làm 2 lần: tạm nộp tháng đầu quí lấy một phiếu thu và khi lấy hóa đơn nộp nôtlấy thêm một phiếu thu nữa.
Trường hợp có phiếu thu của khách hàng rối có nhất thiết phiếu chi phải có chữ kỹ của khách hàng không?.
Mong các bác chỉ giáo.

xuantham
15-07-2011, 05:34 AM
Các bạn đặt vấn đề lưu chứng từ như thé nào?
Bây giờ tôi chỉ đạt vấn đề là: mục đích của các bạn khi lưu chứng từ là gì? Chứng từ đó là những chứng từ gì? Mục đích khác nhau, chứng từ khác nhau thì cách lưu trữ cxng sẽ khác nhau. Việc lưu trữ thế nào sẽ phụ thuộc vào chỉ đạo của sếp của phòng đó.

Nếu có thể post lên cách lưu trữ như thế nào thì các bạn nên phân tích ưu điểm của cách lưu trữ của mình là gì. Chứ nói khơi khơi tui lưu trữ như vầy nè rồi thôi thì không ai học hỏi để ứng dụng vào trường hợp cụ thể của công ty mình ( trừ những người cao thủ rồi ).
Và khi thấy cách của ngưofi khác không hay thì cũng nên cho tý nhận xét không hay ở điểm nào ,vì sao để người ta còn rút kinh nghiệm

mykey
15-07-2011, 05:34 AM
Đúng là bây giờ mình cũng đang băn khoăn về cách lưu chứng từ.
Ở công ty mình thì lưu chứng từ thế này:
Chứng từ thu, chi, chứng từ ngân hàng, và các chứng từ để lập phiếu kế toán.
Tuy nhiên còn 1 loại chứng từ nữa là 331 thì từ trước đến nay mình thường lưu vào chứng từ chi, hoặc ngân hàng khi thanh toán tiền. Nhưng vấn đề ở chỗ là chứng từ đó mình đã tính CP và kê thuế ở tháng trước, nhưng tháng sau mới trả tiền. Điều này gây khó khăn cho việc quyết toán thuế. (tức là HĐ ở tờ khai thuế tháng trước nhưng lại lưu chứng từ tháng sau). Như vậy là không ổn đúng không các bạn.
Mình định lưu thành 1 loại chứng từ nữa là chứng từ 331, sắp xếp theo tháng phát sinh CP và kê khai hóa đơn. Thế có ổn không nhỉ?

gaucon
15-07-2011, 05:34 AM
Những chứng từ phát sinh nhưng chưa thanh toán thì photo lại, khi nào thanh toán thì kẹp bản photo vào phiếu chi, và lưu toàn bộ chứng từ phát sinh theo thời gian. Như vậy đảm bảo phiếu chi luôn có đầy đủ chứng từ mà khi tìm chứng từ theo thời gian phát sinh cũng dễ tìm thấy.

nguyen-2002
15-07-2011, 05:34 AM
Mình nghĩ nên lưu chứng từ theo trật tự thời gian, mình cũng đang lưu theo cách đó đó. Còn gặp trường hợp như cùng một NVPS mà Ctừ không cùng ngày,tháng(vôi qua tháng tiếp theo)... Mình sắp xếp ctừ của tháng nào thì vào tháng đó, tuy nhiên, đối với những Ctừ cùng một NVPS thì mình sẽ đính kèm những mẫu giấy ghi chú (trên ctừ tháng này) có nội dung đối ứng với giấy ghi chú trên Ctừ ở tháng còn lại. Đến cuối tháng, Quý... chỉ việc bó lại đồng thời làm một cái phụ lục ghi sơ sơ những Ctừ mà mình cần quan tâm lên đó. Tuy hơi mất công nhưng mình làm riết rồi quen thôi.

jame
15-07-2011, 05:34 AM
Hic, mình mới làm kế toán, làm ơn cho mình hỏi, Bên mình giao dịch với Ngân hàng ngoại thương, và trong giấy báo có, báo nợ, phiếu hạch toán của họ mình chẳng biết Ký hiệu hóa đơn ở chỗ nào để ghi vào báo cáo thuế hàng tháng. có cái phiếu hạch toán ghi: SGD01000708, đây có phải là ký hiệu hóa đơn kô, còn trong phí chuyển tiền ở TK USD thi có cái ghi RM5024P ở góc phải phía trên cùng, đây có phải là ký hiệu hóa Đơn kô?. Còn có phiếu cũng là phí chuyển tiền nhưng không thấy ghi gi cả, chỉ có số hóa đơn thôi. Hỏi nhân viên giao dịch thì họ chỉ chỉ cho số hóa đơn mà họ cũng không biêt ký hiệu ở đâu cả.
Mình đang cần biết gấp, có ai giúp mình với!

nguyenduyanh
15-07-2011, 05:34 AM
he...he
Tổ chức lưu trữ luân chuyển chứng từ là chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng bạn làm kế toán trưởng à.
Nếu vậy thì bạn phải tự tổ chức lấy chứ hỏi aui nửa.
Nếu hỏi thì mình xin mạng phép trả lời nhé.
Chứng từ phát sinh ở phần hành nào thì lưu ở phần hành đó
Cuối năm tập chung tất cả các chứng từ lại đóng thành quyển và đánh số thứ tự theo từng loại chứng từ ký xác nhận và lưu tại nơi lưu tài liệu.
Để nhanh chóng truy xuất chứng từ thì Hợp đồng kinh tế lưu theo hợp đồng kinh tế .chứng từ phát sinh của tháng nào thì đóng lại cho tháng đó.
Để dễ tìm chứng từ thì phải tổ chức lưu cho đúng đối tượng từng loại chứng từ đó.Để tránh tình trạng thanh toán trùng thì khi phát sinh nghiệp vụ nên ghi rõ ở phần diễn giải sao này dễ tìm.
nên sữ dụng phần mềm kế toán thì truy xuất chứng từ là nhanh nhất.

MinhMinhMinh
15-07-2011, 05:34 AM
Các anh chị tốt bụng ơi! Cho em hỏi với ạ!
Bên em có một số nội dung cần ký hợp đồng giao khoán về viết phần mềm hệ thống với các nhóm chuyên gia CNTT. Em nghe nói là hợp đồng thuê khoán có giá trị từ 15 triệu đồng trở xuống thì bên giao nhận giao khoán ko phải nộp thuế TNCN vì thế bên giao khoán ko cần phải giữ lại 10% phần thanh toán để nộp thuế TNCN cho bên nhận giao khoán đúng không ạ?
Nếu như vậy thì chỉ cần căn cứ vào cái hợp đồng đó là mình có thể đưa vào chi phí hợp lý hợp lệ luôn ko ạ hay là lại phải mang hợp đồng lên thuế lấy hóa đơn lẻ mới được tính vào chi phí ạ?
Các anh chị ơi, ở đây em muốn hỏi xoáy vào ý là hợp đồng giao khoán giá về CNTT và dưới 15 tr các bác ạ!
Anh chị nào biết bảo cho em với ạ!
Thanks các anh chị nhé

Phan Thu Phương
15-07-2011, 05:34 AM
Theo tớ những hóa đơn chưa thanh toán nên photo lai. Den tháng nào thanh toán thì lấy bản photo đó kẹp chung với phiếu chi. Như vậy sẽ dễ theo dõi hơn.