PDA

View Full Version : Quản lý văn phòng phẩm như thế nào cho hiệu quả nhất ?



hongfm
15-07-2011, 02:59 AM
anh chi oi ! giúp em với
công ty em là công ty may ,khi mua văn phòng phẩm về thi có cần nhập kho không? ma khi phát văn phòng phẩm thì lại nhỏ lẻ , khi nào dùng hết mới được cấp.Như vậy văn phòng phẩm rất nhỏ lẻ và chi tiết .Anh chị nào có cách quản lý văn phong f phẩm hay thì mách gium em với .cảm ơn anh chị nhiều

HyperVN
15-07-2011, 02:59 AM
Vấn đề phụ thuộc vào tỷ lệ chi phí này trong tổng chi phí của doanh nghiệp, nếu nó nhỏ (không trọng yếu) thì bạn căn cứ theo hóa đơn mua để hạch toán, việc bảo quản, cấp phát văn phòng phẩm có quy định riêng và giao cho bộ phận quản lý thực hiện, đa phần các doanh nghiệp họ đều làm như vậy mà không tiến hành nhập kho văn phỏng phẩm.

hongfm
15-07-2011, 02:59 AM
tưc là phân bổ ngay cho từng bộ phận ( mỗi bộ phận bao nhiêu phần trăm đúng không ạ) .Tại vì văn phòng phẩm ở công ty em cũng nhiều

ngoctrang80
15-07-2011, 02:59 AM
Mình có ý kiến như sau:
1. Đề nghị từng phòng liệt kê những VPP cần mua trong Tháng/Quý, bảng liệt kê này do Trưởng bộ phận ký.
2. Phòng HC tập hợp số lượng VPP để mua.
3. Cấp phát dựa trên bảng liệt kê từng phòng.

HyperVN
15-07-2011, 02:59 AM
Nếu doanh nghiệp đủ lớn, phòng hành chính sẽ có trách nhiệm lập kế hoạch cấp phát văn phòng phẩm đến từng chức danh nghiệp vụ từ đó tổng hợp lên theo từng phòng ban, bộ phận, hay theo tiêu chí phân bổ mà kế toán lựa chọn. Nếu doanh nghiệp nhỏ, cứ có hóa đơn bạn hạch toán vào chi phí quản lý là OK.

toannguyen
15-07-2011, 02:59 AM
Theo anh VPP vẫn phải làm thủ tục nhập kho, khi có yêu cầu từ các Phòng ban phài có yêu cầu xuất kho, vấn đề ở dây là quản lý về hiện vật còn quản lý về chi phí thì đã có tỷ lệ phân bổ rồi

hongfm
15-07-2011, 02:59 AM
nhưng cong ty có một người chuyên phát văn phòng phẩm đã quản lý về số lượng. nhập kho văn phòng phẩm liệu có không cần thiết không. như vậy mỗi lần các phòng ban xin rất lắt nhắt. vậy phải làm thế nào để hạch toán đúg hợp lý và hiệu quả đây

toannguyen
15-07-2011, 02:59 AM
Văn phòng phẩm khi mua về em phân bổ vào chi phí quản lý DN khi xuất kho chỉ theo dõi hiện vật không hạch toán nữa.
nếu cty lớn thì bố trí 1 người quản lý VPp thì quá tốt

songviet
15-07-2011, 02:59 AM
Trích nguyên văn:
Nguyên văn bởi hongfm
nhưng cong ty có một người chuyên phát văn phòng phẩm đã quản lý về số lượng. nhập kho văn phòng phẩm liệu có không cần thiết không. như vậy mỗi lần các phòng ban xin rất lắt nhắt. vậy phải làm thế nào để hạch toán đúg hợp lý và hiệu quả đây


Về mặt hạch toán thì như mọi người đã nói ở trên rồi, nếu có hóa đơn chứng từ thì cứ đưa thẳng vào chi phí quản lý là xong.

Theo tôi câu hỏi bạn đặt ra ở đây là phải làm thế nào để quản lý hợp lý và hiệu quả chi phí văn phòng phẩm của cty. Vậy thì như ý kiến của bạn Ngọc Trang đã nêu ở trên, bạn đề nghị bộ phận chịu trách nhiệm quản lý văn phòng phẩm lập quy trình cụ thể về quản lý sử dụng văn phòng phẩm:

1. Các bộ phận lập bảng kê yêu cầu VPP cần mua trong Tháng/Quý, bảng liệt kê này do Trưởng bộ phận ký.
2. Bộ phận quản lý VPP (cụ thể ở cty bạn là người quản lý VPP) tập hợp số liệu nhận được từ các bộ phận -> đối chiếu loại trừ hoặc remark những trường hợp có yêu cầu trùng lặp hoặc vượt định mức sử dụng -> lập bảng tổng hợp trình duyệt mua.
3. Cấp phát dựa trên bảng kê yêu cầu từng phòng.

nguyentuyet
15-07-2011, 02:59 AM
Các bác ơi, nếu VPP mua sử dụng cho nhiều tháng, thì có cần phân bổ không, hay là hạch toán luôn một lần vào chi phí quản lý?

tamnt07
15-07-2011, 02:59 AM
Cái này thì tùy giá trị của VPP bạn mua, nếu lớn thì phân bổ không thì hạch toán một lần vào chi phí quản lý (chi phí này chiếm tỷ trọng nhỏ so với tổng doanh thu trong tháng). Chẳng hạn như bạn mua một lố bút bi hay cái bút xóa, bút dấu vàng về dùng thì số bút này dùng có thể lên đến vài tháng nhưng giá trị lại nhỏ thì hạch toán một lần vào chi phí quản lý thôi.

anhoanh
15-07-2011, 02:59 AM
Theo mình thì bạn nên nhập kho và sau đó các bộ phận có yêu cầu thì họ phải viết yêu cầu để nhận. Thông thường văn phòng phẩm cũng được theo dõi chi tiết và được hạch toán vào chi phí tương đương với số lượng yêu cầu.
Thủ kho cũng là người quản lý VPP và vẫn rtheo dõi bình thẻ kho bình thường.
Nên yêu cầu các bộ phận lên kế hoạch nhận VPP có thể 1 tuần 1 lần để hạn chế tốn thời gian của thủ kho.
Về quản lý VPP thì tưùng bộ phận phải có trách nhiệm quản lý về mức độ hợp lý khi dùng. Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm giải thích vào cuối tháng về việc tiêu dùng VPP vào cuối tháng nếu như nó vượt mức cho phép. Chính vì thế trưởng bộ phận phải xem xét kỹ cho từng phiếu yêu cầu xuất kho. Theo mình chúng ta nên kiểm soát những chi phí nào có thể kiểm soát được chứ ko nhất thieet phải là xem xét tỷ trọng của nó so với tổng chi phí hoặc so với tổng doanh thu.

MinhCanTho
15-07-2011, 02:59 AM
Trích nguyên văn:
Nguyên văn bởi hongfm
anh chi oi ! giúp em với
công ty em là công ty may ,khi mua văn phòng phẩm về thi có cần nhập kho không? ma khi phát văn phòng phẩm thì lại nhỏ lẻ , khi nào dùng hết mới được cấp.Như vậy văn phòng phẩm rất nhỏ lẻ và chi tiết .Anh chị nào có cách quản lý văn phong f phẩm hay thì mách gium em với .cảm ơn anh chị nhiều


Trước đây mình cũng làm ở CTy may với số lượng trên 10 xí nghiệp và trên 3.000 công nhân. Mình thấy họ làm như sau :
- Mổi tháng mỗi xí nghiệp gởi danh sách yêu cầu về VPP (tập, viết, giấy, ...)
- Khi mua về thì gọi xí nghiệp lên ký nhận
Ở xí nghiệp thì mỗi bộ phận cũng làm phiếu yêu cầu VPP và khi có VPP thì họ cũng cấp lại hết cho các bộ phận
Do đó ở bộ phận kế toán, khi có hóa đơn VPP về thì họ không nhập kho mà đưa thẳng vào chi phí (phân bổ theo từng xí nghiệp) :dance2::dance2::dance2:

dvosco
15-07-2011, 02:59 AM
theo tôi, nhập kho vpp thì phiền phức lắm. Có VPP dùng chung như giấy, file, kệ...(dùng chung trong phòng thì Phòng làm đề nghị mua), có VPP cho nhân viên được cấp phát theo tháng hoặc theo quý (NV là người đề xuất và bảo quản, định kỳ hết tháng/quý thì mới được đăng ký mua tiếp). Trường hợp hết đột xuất hay ngoài dự kiến thì tiếp tục làm đơn đề nghị cấp phát VPP. Nói chung, chi phí cho VPP thực sự không bao nhiêu, do vậy cứ cho hết vào CPQL. Còn số lượng thì các Phòng tự quản (tất nhiên nhân viên phụ trách mua VPP phải có một quyển sổ "Nam Tàu" ghi lại tất cả VPP mua trong kỳ và phát ra trong kỳ, ai nhận thì ký tên vào)
Nếu không có người chuyên trách, thì không nên nhập VPP cho nhiều tháng. Vd, VPP dùng chung, có thể gọi cho 1 tháng, VPP cho nhân viên thì cứ theo định kỳ 15 hay 20 ngày gì đó. và phải ghi vào sổ.
Có một số chương trình QL VPP rất hiệu quả, chính vì hiệu quả mà không ai dám dùng. (Chẵng lẻ phe mình lại hại phe ta). Thôi thì dùng đến đâu mua đến đó, ghi sổ để theo dõi và có số liệu thống kê (NCC có giao hàng bậy thì cũng phát hiện được)

Bich Van
15-07-2011, 02:59 AM
Theo mình chỉ nhập kho văn phòng phẩm trong kế toán nội bộ của công ty thôi để tiện theo dõi và kiểm soát, nhưng khi hạch toán thì không cần phải nhập kho VPP rồi lại xuất ra, mình phân bổ luôn cho các bộ phận cho đơn giản.

Thanhcong141
15-07-2011, 02:59 AM
Mình thấy VPP nên quản lý như bạn Ngoctrang80 là hay nhất và dễ hạch toán nửa: Khi mua về có Hóa Đơn GTGT thì hạch toán ngay vào chi phí theo số lượng và giá trị của các phòng ban yêu cầu.

Nguyễn Đức Hoàn
15-07-2011, 02:59 AM
Bạn nên hạch toán một lần vào chi phí.
Về quản lý, bạn nên đề xuất theo hướng sau: hàng quí, các phòng gửi yêu cầu cần mua, sau đó phòng mua hàng sẽ mua và giao lại cho các bộ phận, họ phải tự quản lý. Hóa đơn mua hàng sẽ hạch toán ngay vào chi phí từng phòng.
Nếu bạn lo ngại các phòng sử dụng lãng phí thì công ty nên có các chỉ tiêu đánh giá (KPI) với các trưởng phòng, ví dụ như chỉ tiêu phần trăm giảm chi phí (không chỉ riêng văn phòng phẩm, mà còn có điện, nước, tiền lương, tiền làm thêm giờ, v.v...).

thd6758
15-07-2011, 02:59 AM
Văn phòng phẩm thì hạch toán luôn chứ phân bổ làm gì cho mệt.

kdd
15-07-2011, 02:59 AM
Trích nguyên văn:
Nguyên văn bởi hongfm
anh chi oi ! giúp em với
công ty em là công ty may ,khi mua văn phòng phẩm về thi có cần nhập kho không? ma khi phát văn phòng phẩm thì lại nhỏ lẻ , khi nào dùng hết mới được cấp.Như vậy văn phòng phẩm rất nhỏ lẻ và chi tiết .Anh chị nào có cách quản lý văn phong f phẩm hay thì mách gium em với .cảm ơn anh chị nhiều


Để quản lý chặt chẽ VPP, theo minh làm các bước sau:
- phải có nhập kho
- phát VPP theo đề gnhị xuất
-lập thẻ cho các VPP
- cố định ngày phát VPP theo ngày( theotuần, theo tháng...)

letrongtan
15-07-2011, 02:59 AM
Tiện nhất:
1. Các bộ phận lập bảng đăng kí VPP trước cho nhu tháng tiếp theo.
2. Trưởng, phó phòng kí.
3. Kế toán tổng hợp lại, mua VPP và xuất cho các phòng, hạch toán vào chi phí luôn:
Nợ: 642...
Có: 111...

Cu bi
15-07-2011, 02:59 AM
VPP dùng chung tại cty nhưng phục vụ cho nhiều công trình thì hạch toán, phân bổ làm sao?

hoahongtim
15-07-2011, 02:59 AM
theo mình, VPP có giá trị không cao, với lại khối lượng nhiều, nên mình cứ quẳng vào chi phí quản lý, rùi cứ phân phát cho các bộ phận là xong! đâu cần nhập kho đâu?
Còn VPP mua sử dụng cho nhiều tháng, thế bạn có biết từng tháng sử dụng số lượng bao nhiêu không? nếu bạn có số lượng và giá trị cụ thể của từng tháng thì phân bổ hạch toán chi phí cho từng tháng, còn nếu không biết số lượng sử dụng của từng tháng thì cho vào chi phí quản lý 1 lần cho tiện!